La palabra procrastinar se ha vuelto muy común en los últimos tiempos, y la procrastinación es un fenómeno de masas en una sociedad cada vez más atareada y con menos tiempo libre. Todos hemos pospuesto en alguna ocasión tareas importantes para más tarde por falta de motivación o por pereza, y aunque es algo perfectamente normal, puede convertirse en un problema cuando va a más.
Qué es la procrastinación y a qué se debe
¿Cuál es el significado de procrastinación? Se trata del acto de posponer actividades u obligaciones que nos resultan difíciles, incómodas o aburridas para sustituirlas por otras más ligeras y placenteras. Este postergar sistemáticamente las tareas y dejarlo todo para mañana puede desembocar en problemas de estrés, ansiedad, frustración y sentimientos de fracaso. Es una dificultad de organización del tiempo, autorregulación y voluntad que nos lleva a autoengañarnos con excusas para no finalizar cuanto antes esas tareas más tediosas.
¿Por qué hacemos esto? En realidad, es un proceso cerebral. Cuando tenemos que realizar un trabajo o una tarea que nos parece desagradable, en nuestro cerebro se inicia una especie de batalla.
Por un lado, entra en acción el sistema límbico, la parte del cerebro donde se encuentra el centro del placer, y por el otro la corteza prefrontal, que se encarga de la planificación. Ambas regiones cerebrales luchan por tomar el control. Si es la corteza prefrontal quien se pone al frente, entonces seremos capaces de encargarnos de la tarea pesada sin retrasarlo más. Pero en el cerebro del procrastinador es el sistema límbico el que se impone y entonces se pospondrá la actividad y se sustituirá por una menos importante y que sí nos genera cierto placer a corto plazo (por ejemplo, revisar el móvil).
La procrastinación es relativamente frecuente y normal, pero si no se controla se puede convertir en algo sistemático que se va agravando.
Cuando tienes tu propio negocio es imprescindible conocer no solo cómo funcionamos, también tenemos que entender dónde y por qué estamos procrastinando, ya que procrastinar es muchas veces sinónimo de retraso de nuestro éxito. Y por lo tanto, si miramos el coste de oportunidad es sinónimo de pérdidas económicas.
Por ello, queremos compartir contigo unas claves importantes que a nosotras nos han funcionado:
Las claves para no dejar «todo para mañana»
Afortunadamente podemos recuperar el control siguiendo algunas pautas. Aquí te explicamos cómo dejar de procrastinar con algunos trucos de psicología.
Identificar el patrón
Todos tenemos un punto débil, un detonante que nos lleva a procrastinar, y el primer paso es descubrir qué es. Para esto hay que hacer autoevaluación de nuestra rutina y descubrir en qué momentos tenemos más tendencia a querer posponer tareas. Esto nos permitirá crear nuevas estrategias para controlar los malos hábitos y sustituirlos por los buenos. Por ejemplo, puede ser no tener el móvil a mano, o tomar en otro momento ese café que nos interrumpe la concentración. O quizá podemos mover tareas de horario y colocar las más pesadas en ese momento del día en que más energía tenemos.
Tareas de una en una
Hacer muchas cosas a la vez no es sinónimo de productividad; de hecho, puede estar relacionado con la procrastinación, ya que cuando simultaneamos actividades lo que hacemos en realidad es postergarlas todas.
Sabemos que puede parecer contradictorio, pero te lo demostraremos con un ejemplo: seguro que sabes sumar y también sabes dibujar. Si te pedimos que dibujes un teléfono mientras realizas la siguiente suma 4738 + 796 el tiempo invertido en hacer ambas tareas será muy superior al que hubieras tardado en hacer primero el dibujo y después la suma.
Lo peor es que esto afecta a la capacidad de concentración y probablemente no podamos dar lo mejor a cada una de ellas, restándole calidad a nuestro trabajo. Lo ideal es dividir las tareas más grandes en partes pequeñas y marcar metas para cada una de ellas.
Técnicas de gestión del tiempo
Hoy día podemos utilizar aplicaciones tecnológicas que son de gran ayuda para gestionar el tiempo. Una de las técnicas más conocidas es la Pomodoro, que consiste en trabajar intensamente y sin interrupciones en períodos de 25 minutos, y después descansar 5 minutos. Se hace así durante 4 ciclos y en el quinto se hace una pausa de 30 minutos.
En la formación de Asistentes Virtuales les enseñamos a utilizar una herramienta que se llama Toggl y que te permite registrar el tiempo que inviertes en cada actividad. Está genial para crear informes de productividad que después se pueden enviar a los clientes, pero más allá de los clientes es una herramienta que te recomendamos para conocer más sobre tu propia gestión del tiempo.
Contempla los imprevistos
Uno de los problemas para los procrastinadores son los imprevistos, que ocurren irremediablemente y que no se van a poder gestionar si se dejan todas las tareas para el último momento. Por ejemplo, puede estropearse el ordenador justo cuando solo tienes una hora para entregar un trabajo importante.
Nosotras recomendamos agendar de manera semanal tiempo para esos pequeños acontecimientos que puedan surgir sin que se ni tu tiempo para ti y el tiempo para los tuyos se vea comprometido.
Cuestión de prioridades
Los expertos en organización siempre hacen hincapié en la necesidad de clasificar tareas y colocarlas en el calendario en función de las prioridades.
Muchas veces puede que no sepamos del todo identificar cuáles son esas tareas más prioritarias, aquí te recomendamos que tengas en cuenta cuál de esas tareas están dirigidas a hacer crecer tu negocio y pongas especial atención en ellas ya que un negocio que no crece se queda estancando y metido en el círculo vicioso de ‘no me da la vida’
En definitiva, antes de caer en la procrastinación, hay que tener presente que somos una pieza en el mecanismo general de grandes máquinas y que las tareas que nosotros postergamos pueden afectar al rendimiento o a la organización de terceras personas.
Pásate por nuestro Instagram donde compartimos más tips sobre productividad y asistencia virtual
